海軍歷史文物數位典藏檔案層級架構與編碼原則

中央研究院計算中心後設資料小組
數位典藏與數位學習國家型科技計畫
海軍軍官學校海軍歷史文物數位典藏計畫
共同研擬計畫單位: 海軍軍官學校

(一)背景:
  研析ISAD(G)與RAD兩套有關檔案描述之國際規範,檔案的四層級即「全宗 –系列-卷-件」,可依檔案的資料來源及本質,各種層級的組合都有可能出現(詳見(五)國際檔案描述規範研析)。依據此原則及海軍檔案的特性進行陽字艦計畫檔案層級的劃分,最後遵循此檔案層級進行編碼原則的設計,並輔以實際範例填寫,以驗證設計結果。在此說明檔案層級劃分原則:

  全宗層級:研析海軍單位的架構圖後,發現海軍一級單位僅海軍司令部,因此將其他的二級單位例如:海軍艦隊指揮部、海軍軍官學校等,將之劃分為副全宗。又計畫僅執行海軍艦隊指揮部副全宗,因此本次研析中僅針對海軍艦隊指揮部副全宗作研析,其他副全宗將待日後再研析。

  依海軍艦隊指揮部的架構劃分,艦隊由數個戰隊所組成,戰隊又由艦船所組成,在本計畫中,所有的資料均是由艦船所產生。但戰隊的部分,有因為各種任務所需而編組而成的任務戰隊,其直接隸屬於海軍艦隊指揮部,並不隸屬任何艦隊,且任務時間到期及解散。因此,將艦隊劃分為副副全宗,戰隊劃分為副副副全宗,艦船則劃分為系列。任務戰隊的部分,則直接隸屬於海軍艦隊指揮部副全宗。

  陽字艦計畫中每一艘艦船包含了照片、藍圖、航舶日誌、夜令簿、沿革史、器物、艦艇資料袋、大事記要等資料類型,依據檔案資料來源的特性,將這些資料類型劃分為副系列。其中器物的部分,因尚未規劃,故僅針對文本檔案的資料作研析,器物部分待日後再作研析。

  照片副系列:因陽字艦計畫的照片數量較少,無法成卷,因此其下直接為件層級,每一張照片即為一件檔案。

  藍圖副系列:因陽字艦計畫中一艘艦船的藍圖有數十張,每一張又會分區掃瞄,因此將一張藍圖視為一卷,所分區掃瞄的每一張分區圖為件層級。故一張藍圖為一卷,下屬可能有數十件分區圖。

  航舶日誌副系列:航舶日誌為一個月雙冊,為艦船的航行經緯度等作紀錄。因此將一冊視為一卷,其內的每一頁為件。

  夜令簿副系列:夜令簿屬於冊的資料類型。因此將一冊視為一卷,其內的每一頁為件。

  沿革史副系列:沿革史屬於冊的資料類型。因此將一冊視為一卷,其內的每一頁為件。

  艦艇資料袋副系列:一艘艦船的艦艇資料袋可分為艦艇資料袋甲袋、艦艇資料袋乙袋、艦艇資料袋丙袋三種類型。每一種資料類型下又含有數袋資料。其中艦艇資料袋乙袋為船的硬體資料、加改裝記錄;丙袋為測試報告、損管控制圖。每一袋中的資料有散件也有冊。故將艦艇資料袋甲袋、艦艇資料袋乙袋、艦艇資料袋丙袋三種類型各劃分為一副系列,其下所包含的數袋為卷,每一袋中的資料不管是冊或件皆視為件層級。

  大事記要副系列:大事記要屬於冊的資料類型。因此將一冊視為一卷,其內的每一頁為件。

  在編碼原則的部分,主要依據檔案層級架構作來進行,未能在編碼中表現的資料,將由後設資料呈現。在卷與件的部分,以流水號編號,需由陽字艦計畫先將所有檔案資料先編碼,以便順利進行數位化工作。

  除了檔案層級與編碼原則的議題外,另有提到有關機構裁撤或合併對檔案描述的影響與處理方式,參考中研院近史所檔案館的處理原則,稍作說明。
  以下資料即為此次分析所得結果,共分為三部份,茲分述如下:
   (一) 海軍檔案層級架構圖
   (二) 海軍檔案編碼原則與設計說明
   (三) 範例試填
   (四) 海軍機關裁撤/合併處理
   (五) 國際檔案描述規範研析
 

(一)海軍歷史文物數位典藏檔案層級架構圖

 
<按圖片可放大檢視>



(二)海軍檔案編碼原則與設計說明:

  原則與說明:
  A. 1-22碼(共22碼)編碼方式如下:
  B. 共八區:海軍一級單位(1碼)+海軍二級單位(2碼)+ 艦隊(3碼)+戰隊(3碼)+艦號(4碼)+資料類型碼(2碼)+卷(4碼) +件(3碼)

  第一區:全宗層級,依海軍一級單位編號,1碼。
  第1碼:例如海軍司令部,編碼1。

  第二區:副全宗層級,依海軍二級單位編號,2碼。
  第2-3碼:例如海軍艦隊司令部01、海軍艦隊指揮部02、海軍軍官學校03、海軍造船發展中心04、海軍後勤司令部05、海軍後勤支援指揮部06、海軍教育訓練司令部07、海軍教育訓練指揮部08、海軍軍史館09

  第三區:副副全宗層級,依艦隊番號編號,3碼。
  第4-6碼:例如131艦隊,編碼131。如為舊制艦隊命名,例如:舊制未編蕃號,而命名為「驅逐艦隊」,則以010代表「驅逐艦隊」。驅逐第一艦隊編碼為011、驅逐第二艦隊編碼為012。

  第四區:副副副全宗層級,依戰隊番號編號,3碼。
  第7-9碼:例如256戰隊,編碼256。

  第五區:系列層級,依艦船號編號,4碼。
  第10-13碼:艦號,例如鄱陽910,編碼0910。因為新的艦艇編號為4碼,故本區預留4碼以便未來能夠納入新的艦艇編號。(赴美接艦及剛回國前尚未正式成軍,例如:洛陽艦命名為「接一艦」,如遇類似狀況,仍以洛陽艦成軍後編號0014,但於「後設資料」中註記最初接艦時之命名為「接一艦」)

  第六區:副系列層級,依資料類型編碼,2碼。
  第14-15碼:照片01、藍圖02、航舶日誌03、夜令簿04、沿革史05、器物06、艦艇資料袋甲袋07、艦艇資料袋乙袋08、艦艇資料袋丙袋09、大事記要10

  第七區:卷層級,依資料編排順序編碼,4碼。
  第16-19碼:例如沿革史第一冊01。為配合藍圖數量(藍圖約三千多張,且每張藍圖設定為一卷),預留4碼。

  第八區:件層級,依資料編排順序編碼,3碼。
  第20-22碼:例如沿革史第一冊第一頁:001。

  其他:無資料的層級編號為00。